PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

We at Toshiba Sales And Services Sdn. Bhd. ("the Company") recognise the importance of the privacy of your personal data and this Personal Data Protection Notice (“Notice”) is given in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (as amended) (“PDPA”).

This Notice is issued for the purpose of informing you how we collect and process your personal data in connection with your use of our website, your purchase or use of our products and services, and any agreement, application, registration or other dealing with us (each, a “Transaction”). We may also collect your personal data from other sources such as our website or third party websites affiliated with us, social media platforms, emails, customer service calls, product registration, financial institutions, credit reporting agencies and governmental agencies.

Where any agreement, form or terms and conditions of the Company refer to this Notice, the version of this Notice published on our website from time to time applies to that Transaction as if set out in full. This Notice applies to customers, prospective customers, visitors to our website, and individuals acting on behalf of our dealers, suppliers and other business partners.

Details of Personal Data Processed:

Depending on the nature of your Transaction, the types of personal data collected from you and processed by us may include:

a)         Your name, company name, residential address, contact number, email address, date of birth, race, gender, marital status, national registration identity card number, passport number, nationality, income and risk profile;

b)         Biometric data such as facial images and fingerprints;

c)         Specimen, digital or electronic signatures;

d)         Payment details such as your debit/credit card information, bank account details and payment history;

e)         Your Internet Protocol (IP) address, browser type and version, time zone settings, browser plugin types, operating systems and platform, device information and account login information;

f)          Personal data from credit bureau reports and credit reporting agencies;

g)         Personal data from governmental agencies;

h)         Information relating to your activities, habits, preferences and interests arising from your use of our products and services including your views or opinions made known to us via feedback or surveys; and

i)          Any other additional information provided by you or third parties.

If you provide information of third parties, you confirm that they have appointed you to receive this Notice and to provide consent to the processing of their personal data and on behalf of them.

Purposes of Processing of Personal Data (“Purposes”):

Your personal data is collected and processed by us for the following purposes:

a)         To verify your identity;

b)         To communicate with you;

c)         To perform the terms and conditions of your Transaction with us;

d)         To provide products and services to you, including delivery, installation, warranty and after-sales services, and to operate, secure and improve our website and online services;

e)         To comply with legal and/or regulatory requirements;

f)          To assist in the prevention, detection or investigation of crime or possible criminal activities or for the administration of justice;

g)         For reference or reporting or disclosure to credit reference agencies, credit reporting agencies, including CTOS Data Systems Sdn Bhd, Bank Negara Malaysia, any credit bureau and/or the Central Credit Reference Information System (“CCRIS”), government department or agencies, public registries, websites and publications for purposes of credit assessment, credit monitoring, risk management, and the enforcement of contractual obligations;

h)         Statistical analysis;

i)          Developing new products and services;

j)          Registration for programs or offers upon your request;

k)         Payment processing;

l)          Where permitted by law, to supply customized, unsolicited offers and information about the Company and services, subject to your right to opt out at any time;

m)        Developing and providing advertising adapted to our customers;

n)         Profiling and determining service preferences;

o)         Finance and marketing operations and/or as required by the terms and conditions of business and other business administration purposes including credit monitoring and control purposes

p)         For risk management; and

q)         For all other purposes in relation to or incidental to the above.

Disclosure and Transfers Outside of Malaysia:

Under certain circumstances, we may be required to disclose your personal data to third parties, some of whom are located outside of Malaysia. Third parties to whom your personal data may be disclosed by us are as follows:

a)         To any of the companies within our group of company in and outside Malaysia for the Purposes;

b)         Any persons directed by or consented to by you;

c)         Our consultants and third parties (including related companies) and any other third party service providers, business partners, vendors or suppliers;

d)         Any persons for the purposes of compliance with legal and regulatory requirements;

e)         Our data processors i.e third party engaged by us to process personal data on our behalf including but not limited to service providers of archival storage, data entry services, website services, computer backup services, cloud services, disaster recovery services, logistics and after-sales services, as well as banks and financial institutions; and

f)          Our professional advisors including but not limited to legal advisors, tax advisors, financial advisors, auditors and insurance brokers.

Where we transfer your personal data outside Malaysia, we will do so in accordance with the PDPA, including by taking reasonable steps to ensure that the recipient provides an adequate level of protection for your personal data.

The provision of your personal data to the Company is not obligatory. However, if you do not provide the personal data that is required by the Company, or if you limit the processing of certain personal data, we may not be able to effectively perform the terms and conditions contained in your Transaction with us.

By providing your personal data to us, using our website or proceeding with any Transaction, you consent to the processing of your personal data in accordance with this Notice. Where the PDPA requires explicit consent, including for sensitive personal data such as biometric data, we will obtain it separately.

Cookies:

Our website uses cookies and similar technologies to operate the website, remember your preferences and analyse website usage. You may disable cookies through your browser settings, although some parts of the website may not function properly as a result.

Security:

The Company is committed to maintaining the security of your personal data in accordance with the data security requirements under the PDPA, as well as our internal policies. If a personal data breach causes or is likely to cause significant harm to you, we will notify you in accordance with the PDPA.

Retention:

The Company processes your personal data only for as long as necessary to fulfil the Purposes stated above, and thereafter for as long as we are required to do so under the relevant statutory limitation periods, applicable laws and regulations, as well as our internal policies. Where the personal data is no longer required for purposes stated above or relevant legal requirements, we will delete or anonymise the personal data.

You may contact our Data Protection Officer at custcare@toshiba.com.my or 1300-88-7899 if you wish to request:

a)         For access to your personal data;

b)         For your personal data to be corrected or updated;

c)         To withdraw your consent, limit the use of your personal data or stop its use for direct marketing purposes;

d)         For your personal data to be transmitted to another data controller, subject to technical feasibility and compatibility of data format; or

e)         If you have any inquiries or complaints about the processing of your personal data.

We may refuse to comply with your request for access or correction of your personal data or withdrawal of your consent for reasons as permitted under law.

The accuracy and completeness of your personal data depends on the information you provide. We assume that the information you have provided is accurate, up to date and complete unless you inform us otherwise.

Changes to this Notice:

We may update this Notice from time to time.

In the event that there is any conflict between the English and national language version of this Notice, the English language version shall prevail.

Last updated: 17 September 2026

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

Kami, di Toshiba Sales And Services Sdn Bhd. (“Syarikat”) mengiktiraf kepentingan privasi data peribadi anda dan Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis”) diberikan selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (sebagaimana dipinda) (“PDPA”).

Notis ini dikeluarkan bagi tujuan memaklumkan anda bagaimana kami mengumpul dan memproses data peribadi anda berkaitan dengan penggunaan laman web kami, pembelian atau penggunaan produk dan perkhidmatan kami, dan apa-apa perjanjian, permohonan, pendaftaran atau urusan lain dengan kami (setiap satunya, “Transaksi”). Kami juga mungkin mengumpul data peribadi anda dari sumber-sumber lain seperti laman web kami atau laman web pihak ketiga yang bersekutu dengan kami, platform media sosial, e-mel, panggilan khidmat pelanggan, pendaftaran produk, institusi kewangan, agensi pelaporan kredit dan agensi kerajaan.

Sekiranya mana-mana perjanjian, borang atau terma dan syarat Syarikat merujuk kepada Notis ini, versi Notis ini yang diterbitkan di laman web kami dari semasa ke semasa terpakai kepada Transaksi tersebut seolah-olah dinyatakan sepenuhnya di dalamnya. Notis ini terpakai kepada pelanggan, bakal pelanggan, pelawat laman web kami dan individu yang bertindak bagi pihak pengedar, pembekal dan rakan niaga kami yang lain.

Butiran Data Peribadi yang Diproses:

Bergantung kepada jenis Transaksi anda, jenis-jenis data peribadi yang dikumpulkan daripada anda dan diproses oleh kami mungkin termasuk:

a)         Nama, nama syarikat, alamat kediaman, nombor telefon, alamat e-mel, tarikh lahir, bangsa, jantina, status perkahwinan, nombor kad pengenalan, nombor pasport, kewarganegaraan, pendapatan dan profil risiko;

b)         Data biometrik seperti imej wajah dan cap jari;

c)         Spesimen tandatangan, tandatangan digital atau elektronik;

d)         Maklumat pembayaran seperti maklumat kad debit/kredit, maklumat akaun bank dan sejarah pembayaran anda;

e)         Maklumat teknikal tentang anda seperti alamat Protokol Internet, jenis dan versi pelayar web, tetapan zon masa, jenis pemalam pelayar, sistem operasi dan platform, maklumat peranti dan maklumat log masuk akaun anda;

f)          Data peribadi daripada laporan biro kredit dan agensi pelaporan kredit;

g)         Data peribadi daripada agensi kerajaan;

h)         Maklumat berkaitan aktiviti, tabiat, keutamaan dan minat anda yang timbul daripada penggunaan produk dan perkhidmatan kami termasuk pandangan atau maklum balas yang anda berikan kepada kami melalui tinjauan atau borang maklum balas; dan

i)          Apa-apa maklumat tambahan lain yang diberi oleh anda atau pihak-pihak ketiga.

Sekiranya anda memberikan maklumat pihak ketiga, anda mengesahkan bahawa mereka telah melantik anda untuk menerima Notis ini dan memberikan persetujuan bagi pihak mereka untuk pemprosesan data peribadi mereka.

Tujuan Pemprosesan Data Peribadi (“Tujuan”):

Data peribadi anda dikumpul dan diproses oleh kami bagi tujuan-tujuan berikut:

a)         Untuk mengesahkan identiti anda;

b)         Untuk berkomunikasi dengan anda;

c)         Untuk melaksanakan terma-terma dan syarat-syarat Transaksi anda dengan kami;

d)         Untuk menyediakan produk dan perkhidmatan kepada anda, termasuk penghantaran, pemasangan, waranti dan perkhidmatan selepas jualan, serta untuk mengendalikan, melindungi dan menambah baik laman web dan perkhidmatan dalam talian kami;

e)         Untuk mematuhi keperluan undang-undang dan/atau pengawalseliaan;

f)          Untuk membantu dalam pencegahan, pengesanan atau penyiasatan jenayah atau aktiviti-aktiviti jenayah yang berkemungkinan atau bagi pentadbiran keadilan;

g)         Untuk rujukan atau pelaporan atau pendedahan kepada agensi rujukan kredit, agensi pelaporan kredit, termasuk CTOS Data Systems Sdn Bhd, Bank Negara Malaysia, mana-mana biro kredit dan/atau Sistem Maklumat Rujukan Kredit Pusat (“CCRIS”), agensi atau jabatan kerajaan, pejabat pendaftaran awam, laman web dan penerbitan bagi tujuan penilaian kredit, pemantauan kredit, pengurusan risiko, dan penguatkuasaan obligasi kontrak;

h)         Analisis statistik;

i)          Pembangunan produk dan perkhidmatan baharu;

j)          Pendaftaran untuk program atau tawaran atas permintaan anda;

k)         Pemprosesan pembayaran;

l)          Jika dibenarkan oleh undang-undang, untuk membekalkan tawaran dan maklumat tersuai tanpa diminta mengenai Syarikat dan perkhidmatan, tertakluk kepada hak anda untuk menarik diri pada bila-bila masa;

m)        Pembangunan dan penyediaan pengiklanan yang disesuaikan dengan pelanggan kami;

n)         Pemprofilan dan penentuan keutamaan perkhidmatan;

o)         Operasi kewangan dan pemasaran dan/atau sebagaimana yang diperlukan di bawah terma dan syarat perniagaan serta tujuan pentadbiran perniagaan lain termasuk pemantauan dan kawalan kredit;

p)         Untuk pengurusan risiko; dan

q)         Untuk segala tujuan lain berkaitan atau bersampingan dengan perkara-perkara di atas.

Pendedahan dan Pemindahan ke Luar Malaysia:

Dalam keadaan-keadaan tertentu, kami mungkin dikehendaki mendedahkan data peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga, sebahagian daripadanya berada di luar Malaysia. Pihak ketiga yang mungkin menerima pendedahan data peribadi anda daripada kami termasuk:-

a)         Kepada mana-mana syarikat dalam kumpulan syarikat kami di dalam dan di luar Malaysia bagi Tujuan yang dinyatakan di atas;

b)         Kepada mana-mana individu yang diarahkan oleh anda atau yang telah anda beri kebenaran atau persetujuan;

c)         Perunding dan pihak ketiga kami (termasuk syarikat-syarikat berkaitan) dan mana-mana pembekal perkhidmatan pihak ketiga, rakan-rakan niaga, penjual-penjual atau pembekal-pembekal;

d)         Kepada mana-mana individu bagi tujuan pematuhan keperluan undang-undang dan pengawalseliaan;

e)         Pemproses data kami iaitu pihak ketiga yang dilantik oleh kami untuk memproses data peribadi bagi pihak kami termasuk tetapi tidak terhad kepada penyedia perkhidmatan penyimpanan arkib, penyedia perkhidmatan kemasukan data, penyedia perkhidmatan laman web, perkhidmatan sandaran komputer, perkhidmatan awan, perkhidmatan pemulihan bencana, perkhidmatan logistik dan selepas jualan, serta bank dan institusi kewangan; dan

f)          Penasihat-penasihat profesional kami, termasuk tetapi tidak terhad kepada penasihat- penasihat undang-undang, penasihat-penasihat cukai, penasihat-penasihat kewangan, juruaudit-juruaudit, broker-broker insurans.

Sekiranya kami memindahkan data peribadi anda ke luar Malaysia, kami akan berbuat demikian selaras dengan PDPA, termasuk dengan mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memastikan penerima memberikan tahap perlindungan yang mencukupi bagi data peribadi anda.

Penyediaan data peribadi anda kepada Syarikat adalah tidak diwajibkan. Namun, sekiranya anda tidak membekalkan data peribadi tersebut yang diperlukan oleh Syarikat, atau anda mengehadkan pemprosesan sebahagian data peribadi tersebut, kami mungkin tidak dapat melaksanakan terma-terma dan syarat-syarat dalam Transaksi anda dengan kami dengan berkesan.

Dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, menggunakan laman web kami atau meneruskan apa-apa Transaksi, anda bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda menurut Notis ini. Sekiranya PDPA menghendaki persetujuan nyata, termasuk bagi data peribadi sensitif seperti data biometrik, kami akan mendapatkannya secara berasingan.

Kuki:

Laman web kami menggunakan kuki dan teknologi yang serupa untuk mengendalikan laman web, mengingati pilihan anda dan menganalisis penggunaan laman web. Anda boleh menyahdayakan kuki melalui tetapan pelayar anda, namun sesetengah bahagian laman web mungkin tidak berfungsi dengan sempurna.

Keselamatan:

Syarikat komited untuk mengekalkan keselamatan Data Peribadi anda selaras dengan keperluan keselamatan data di bawah PDPA, serta dasar dalaman kami. Sekiranya pelanggaran data peribadi menyebabkan atau mungkin menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada anda, kami akan memaklumkan anda selaras dengan PDPA.

Penyimpanan:

Syarikat akan memproses Data Peribadi anda hanya untuk tempoh yang diperlukan bagi memenuhi Tujuan seperti yang dinyatakan di atas, dan selepas itu untuk tempoh yang diperlukan mengikut had masa statutori yang terpakai, undang-undang dan peraturan yang berkenaan serta dasar dalaman kami. Apabila Data Peribadi tidak lagi diperlukan bagi tujuan-tujuan di atas atau keperluan undang-undang yang terpakai, kami akan memadamkan atau menganonimkan data peribadi tersebut.

Anda boleh menghubungi Pegawai Perlindungan Data kami di custcare@toshiba.com.my atau talian 1300-88-7899 sekiranya anda ingin membuat permintaan berikut:

a)         Mengakses data peribadi anda;

b)         Membetulkan atau mengemaskini data peribadi anda;

c)         Menarikbalik persetujuan anda, mengehadkan penggunaan data peribadi anda atau menghentikan penggunaannya bagi tujuan pemasaran langsung;

d)         Memindahkan data peribadi anda kepada pengawal data yang lain, tertakluk kepada kebolehlaksanaan teknikal dan keserasian format data; atau

e)         Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan berkaitan pemprosesan data peribadi anda.

Kami mungkin menolak permintaan anda untuk mendapatkan akses, membuat pembetulan terhadap data peribadi anda, atau menarik balik persetujuan anda atas alasan-alasan yang dibenarkan di bawah undang-undang.

Ketepatan dan kelengkapan data peribadi anda bergantung kepada maklumat yang anda berikan kepada kami. Kami menganggap bahawa maklumat yang anda berikan adalah tepat, terkini dan lengkap melainkan jika anda memaklumkan sebaliknya kepada kami.

Perubahan kepada Notis Ini:

Kami boleh mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa.

Jika terdapat percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Kebangsaan bagi Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Kemas kini terakhir: 17 September 2026